Besturing digitale transformatie is taak van C-level, niet van IT

Zoals een eerdere blog al beschreven, heeft een recent onderzoek van Gartner onder 388 CEO’s aangetoond dat IT-verbeteringen en technologie de tweede prioriteit vormen van CEO’s van grote bedrijven, na groei. Nog nooit stond digitalisering zo hoog op de prioriteitenlijst. Kijk je echter wat dieper, dan blijkt dat de verantwoordelijkheid voor IT-verbeteringen vaak diep in de organisatie wordt neergelegd. Hoe kun je de betrokkenheid van je eigen CEO vergroten?

Qhuba komt bij veel verschillende organisaties in diverse sectoren en ziet daar een grote variëteit aan manieren om de digitalisering te besturen. Wat opvalt is dat in de meeste organisaties het C-level niet verantwoordelijk is, slechts op afstand bij projecten wordt betrokken en dus ook niet of nauwelijks mee (be)stuurt. CEO’s zeggen dus wel dat ze digitalisering belangrijk vinden, maar in de praktijk leggen ze de besturing diep in de organisatie en laten ze informatiemanagers van een unit of afdeling namens hen zitting nemen in de stuurgroep. We zien ook dat IT-managers vandaag de dag de titel CIO of CDO (Chief Digital Officer) dragen, maar in de meeste gevallen maken zij geen onderdeel uit van de directie en rapporteren ze nog steeds aan de CFO.

Processen inrichten voor je digitale transformatie

Als Qhuba wordt gevraagd een transitiemanager te leveren, kijken we daarom als eerste naar hoe IT wordt bestuurd binnen de organisatie. De wijze waarop dit is ingericht zegt veel over het belang cq. de waarde die de organisatie toekent aan de IT-verbeteringen. Vervolgens kijken we naar de onderwerpen die door de IT-stuurgroep worden behandeld. Zeker wanneer de besturing op een te laag niveau is belegd, blijkt vaak dat de stuurgroep maar beperkt aandacht heeft voor IT-strategie en vooral over operationele issues vergadert. In die gevallen is de kans groot dat projecten niet goed aansluiten bij de gekozen strategie. Het C-level moet daarom altijd betrokken zijn bij de digitale transformatie. Sterker, zij moeten de aanjager zijn. Een eenvoudige leidraad om de besturing van digitalisering vanuit het C-level in te richten, is aansluiten bij de manier waarop processen in de organisatie zijn ingericht. Een veelvoorkomende organisatiewijze is:

1. Het primaire proces waarin de producten of diensten worden vervaardigd;
2. Het leveringsproces dat draait om de communicatie en uiteindelijke transactie met de klant;
3. De ondersteunende processen die nodig zijn om het primaire proces en de leveringsprocessen te kunnen uitvoeren.

De besturing van de digitalisering kan ook in deze drie domeinen worden verdeeld. Voor elk domein kan een regiegroep worden ingericht die verantwoordelijk wordt voor de regie op de digitalisering (of IT). De regiegroepen vallen in dit voorbeeld dan onder de verantwoordelijkheid van de COO (primair proces), CMO of salesdirecteur (leveringsproces) en CxO (deze rol is afhankelijk van de betrokken ondersteunende processen). Op deze manier wordt het C-level verantwoordelijk gemaakt voor een onderdeel van de digitalisering van de organisatie. De C-level domeinverantwoordelijken worden uiteraard ondersteund door een aantal specialisten. In ieder geval door een domeinarchitect die kennis heeft van alle processen, gegevens die worden verwerkt binnen het domein en de applicaties die worden gebruikt om deze processen te ondersteunen en de gegevens in op te slaan. En door een domeinregisseur die verantwoordelijk is voor het veranderportfolio binnen het domein. Dit is ook de persoon die alle product owners in de agile teams aanstuurt.

Besturing digitalisering inrichten

De overall besturing van de de digitale transformatie kan worden belegd bij een stuurgroep digitalisering & data. Hierin hebben de domeinverantwoordelijken zitting (de COO, CMO, CxO) alsmede een aantal specialisten die hen bijstaan op diverse IT-terreinen. Denk hierbij aan:

1. De IT-controller die op de hoogte is van alle budgetten en investeringen.
2. De enterprise architect die zorgdraagt voor de handhaving van alle architectuurprincipes.
3. De security officer die bewaakt dat alle gegevens op een veilige manier worden verwerkt en dat eventuele security-incidenten worden opgelost en voorkomen.
4. De compliancy officer die bewaakt dat de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving en zorgt voor (verplichte) audits en controles.

Deze rollen moeten in iedere organisatie worden belegd. Maar het is een illusie te denken dat middelgrote organisaties zelf zo’n deskundige op de payroll hebben staan. Als zij al iemand voor zo’n functie kunnen vinden, is hij of zij waarschijnlijk veel te duur. Daarom biedt Qhuba de dienst ‘Digital Governance as a Service’. Daarin leveren wij specialisten op deze gebieden om bedrijven bij te staan in hun digitale transformatie en om op te treden als sparring partner voor het C-level management. Digitalisering is te strategisch om over te laten aan de IT-afdeling. Het C-level zal zelf het roer in handen moeten nemen en de regie moeten gaan voeren over de eigen digitale transformatie.

Meer informatie over het goed inrichten van je digitale transformatie? Neem contact met ons op.