Wat de CIO kan leren van de Japanse schaatsers?
Stuur je IT-strategie continu bij met de Strategy Execution Cycle
Teleurstelling in het Nederlandse kamp toen tijdens de Olympische Spelen zowel de dames als de heren tekort kwamen voor het goud op de ploegenachtervolging bij het langebaanschaatsen. En dat terwijl ze beide onmiskenbaar over de sterkste schaatsers beschikten. De winnende Japanse bondscoach Johan de Wit wist wel waardoor dat kwam. “Wij hebben niet alleen een heel goed plan wat we moesten doen om hier goed te zijn, we hebben dat plan ook heel gestructureerd uitgevoerd. We hebben zelf de regie genomen over ons succes door dag in, dag uit te evalueren, meten waar we staan en bij te sturen.”
Niet meten, niet bijsturen, geen succes
Hoe anders ging het bij de Nederlandse dames en heren voor de ploegenachtervolging. Er was wel een plan en – in tegenstelling tot eerdere Olympische Spelen – de afspraken werden ook goed nagekomen. Maar er was veel te weinig gezamenlijk getraind. Op de tussentijdse meetmomenten – de Worldcup wedstrijden – reden de teams in wisselende samenstellingen. En dus kon de coach door gebrek aan meetinformatie ook niet bijsturen.
Veel CIO’s pakken hun strategie-executie aan zoals de Nederlandse achtervolgingsploegen: ze maken een strategisch plan, bespreken onderling hoe ze dat gaan uitvoeren, en vertrouwen er daarna op dat het wel goed komt.
Gestructureerde aanpak leidt tot resultaat
Wie de behaalde resultaten niet aan het toeval wil overlaten, kiest voor een gestructureerde aanpak voor het ontwikkelen en uitvoeren van de IT-strategie. Qhuba CIO Office hanteert hiervoor een methode die is afgeleid van de methode die Kaplan en Norton beschrijven in hun boek The Execution Premium. Wij noemen het The Strategy Execution Cycle. Het is een cirkel die je periodiek doorloopt en die ervoor zorgt dat strategie-ontwikkeling en –executie geen aandachtsgebieden zijn die hooguit één keer per jaar voorbij komen, maar die alle betrokkenen voortdurend bij de les houden.
Strategy Execution Cycle
De Strategy Execution Cycle bestaat uit vijf stappen die continu herhaald worden:
De Strategy Execution Cylce
1.Strategie analyse: analyseer de digitale ambitie van de organisatie en geef hier richting aan met wat IT hierin kan betekenen. Houd rekening met de omgeving en maak verschillende scenario’s die passen bij de interne en externe ontwikkelingen.
2. Strategie definitie: definieer missie, visie en de strategische doelen die IT gaat invullen. Stel vast welke initiatieven hierbij ontwikkeld moeten worden.
3. Strategie planning: vertaal de strategie in operationele doelen, taken en activiteiten. Onderzoek de afhankelijkheden, prioriteer en communiceer dit naar de betrokkenen.
4. Strategie executie: Evalueer of de in stap 3 benoemde taken en activiteiten goed worden uitgevoerd. Bouw dashboards, stel voortgangsrapportages op, evalueer regelmatig met het hele team en pas de uitvoering aan.
5. Strategie control: evalueer of de in stap 2 benoemde doelen zijn behaald en pas op basis daarvan het strategisch plan aan.
Jaarlijks & dagelijks
Strategie-executie en -evaluatie gebeurt dagelijks. De metingen hebben impact op de executie planning, maar deze planning pas je uiteraard niet dagelijks aan. Tegelijkertijd kun je de planning ook niet weken ongemoeid laten als je ziet dat iets niet goed loopt. Het vraagt om kennis en ervaring om aan te voelen wanneer je direct moet ingrijpen en wanneer je een bepaalde situatie even kunt aankijken. Precies zoals schaatscoaches niet zullen ingrijpen wanneer één training niet lekker loopt, maar wel direct actie nemen als ze denken dat dit kan komen door een virusinfectie.
Zo bezien vormen de stappen 4 (executie) en 5 (control) dus een klein cirkeltje dat voortdurend ronddraait binnen de grote cirkel, de stappen die je jaarlijks herhaalt. Het mag duidelijk zijn dat stap 5 naadloos overgaat in stap 1, want bij de herijking in stap 5 is het ook belangrijk om te kijken of de IT-strategie nog aansluit bij de organisatiestrategie en of dat er veranderingen zijn in de omgeving die noodzaken tot aanpassing van het plan.
