De digitale transformatie van Sanquin

ICT-strategieplan in één infographic

Iedereen die wel eens bloed of plasma doneert, is bekend met Sanquin. Deze organisatie is namelijk verantwoordelijk voor de bloedvoorziening in Nederland. Wat velen niet weten is dat Sanquin meer doet dan dat en bestaat uit vijf zeer diverse divisies. Om de IT van al deze divisies op orde en klaar voor de toekomst te krijgen, heeft Sanquin de hulp van Qhuba ingeroepen. Samen met de CIO en overige stakeholders ontwikkelde Qhuba een strategisch plan en vertaalde dat naar een aantal strategische programma’s. Deze zijn vormgegeven in een infographic die nu leidend is voor de organisatie.

Meer dan bloed alleen

Sanquin zorgt niet alleen voor de bloedvoorziening in ons land, maar levert ook stoffen op basis van bloed die voor de productie van geneesmiddelen van belang zijn. Het bedrijf heeft naast de ‘bloedbank’ een onderzoekscentrum, een fabriek voor het produceren van medicijnen uit plasma, diagnostische centra en een productiefaciliteit voor het maken van reagentia (stoffen uit bloed waarop de werking van medicijnen is te testen).

Waardegedreven

Innovatie is één van de speerpunten van Sanquin. Dat gaat vandaag de dag niet meer zonder goede informatievoorziening. Sanquin riep de hulp in van Qhuba. “Zij hebben ervaring met strategieontwikkeling en ze hebben een beproefd proces dat garant staat voor resultaat”, vertelt Koen de Man, Informatiestrateeg bij Sanquin. “Het succes wordt immers niet bepaald door de strategie zelf, maar altijd door de uitvoering ervan.”

Het traject begon met de hoofdvraag: wat moet het doel van de nieuwe strategie zijn? Uit discussies met de CIO en andere stakeholders werd duidelijk dat de IT-organisatie naast de aandacht voor ‘fix the basics’ zich wil ontwikkelen naar een waardegedreven organisatie waarbij aantoonbaar toegevoegde waarde wordt geleverd op de doelstellingen van de organisatie.

Uiteraard is aansluiting van de IT-strategie op de doelstellingen van de business altijd een prioriteit. In het geval van Sanquin geen eenvoudige prioriteit; Sanquin kent vijf verschillende divisie – twee non-profit en drie BV’s – die samen onder één stichting vallen. Op welke manier kan IT voor al deze organisatieonderdelen optimale waarde leveren? En hoe kunnen IT en de verschillende divisies hier gezamenlijk in optrekken?

Maak het concreet

Uitgangspunt voor de ICT-strategie was de Sanquin concernstrategie. De speerpunten en doelen van Sanquin zijn vertaald naar speerpunten voor IT. Door middel van een gap analyse is vervolgens bepaald welke strategische ICT-initiatieven noodzakelijk zijn om het gewenste ambitieniveau te bereiken. Om draagvlak te verkrijgen bij de business, zijn workshops georganiseerd waar de informatiemanagers uit de verschillende divisies samen met de MT-leden konden sparren over de ambities van de organisatie en de onderliggende IT die nodig is om deze doelen te realiseren. Waar wil de organisatie heen? Waarom? Welke IT-ondersteuning is nodig om daar te komen? De Man: “Door er veel over te praten maak je voor iedereen concreet waar het over gaat. Je komt er dan achter dat mensen dezelfde dingen vaak op een andere manier interpreteren. Als je die interpretatieverschillen niet wegneemt, dan blijf je langs elkaar heen praten.”

Een ander belangrijk onderwerp in deze sessies waren de competenties die Sanquin in huis zou moeten halen om het beoogde toekomstbeeld te realiseren. Uit de workshops kwam naar voren dat Sanquin goed wil zijn in acht business capabilities. Een voorbeeld van zo’n capability is het werven en behouden van donors. De vraag is vervolgens hoe IT daaraan zou kunnen bijdragen. Per capability zijn de gewenste IT speerpunten gedefinieerd en bij de business getoetst. Op deze manier waren IT en business intensief met elkaar in gesprek, werden misverstanden uit de weg geruimd en individuele ideeën op één lijn gebracht.

Van 100 pagina’s naar één infographic

Het resultaat was een eindrapport van ruim honderd pagina’s dik. Het rapport bevat onder andere 24 initiatieven die uit de gap analyse naar voren zijn gekomen, het beoogde resultaat, de afhankelijkheden en de stakeholders. Het rapport bevat verder een uitwerking van de organisatiestructuur en hoe die in drie fases te bereiken.

Het strategisch ICT-plan is de uitwerking van alle gesprekken, analyses en workshops inclusief roadmap, afhankelijkheden en risico’s. Om het totaal van initiatieven overzichtelijk en behapbaar te maken, zijn deze geclusterd tot tien strategische programma’s. Een infographic maakt duidelijk hoe de strategische programma’s in verband staan met de strategische speerpunten van de organisatie en die van ICT. Op deze manier wordt voor alle medewerkers duidelijk hoe de ICT-programma’s zich verhouden tot de organisatiestrategie.

Waan van de dag onder controle krijgen

Het ontwikkelen van een strategisch ICT-plan is één ding, het goed uitvoeren is een tweede. Het blijkt dat er in de waan van de dag veel operationele zaken zijn die voortdurend om aandacht vragen. Dit zal altijd zo blijven. De kunst is om daarnaast focus te houden op de toekomst.

De strategie heeft de toepasselijke naam ‘Deliver the Future’ gekregen. Het plan ligt er en met de executie is een start gemaakt. Het succes valt of staat nu met de uitvoering. “We zijn zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de strategische roadmap. We moeten voorkomen dat het een ‘slapend’ beleidsstuk wordt. Dan is het prettig om terug te kunnen vallen op de kennis en ervaring van Qhuba.”, besluit De Man.

Neem voor meer informatie over Digitaal Transformeren contact met ons op.