Drie redenen waarom maandelijkse strategiesessies de sleutel tot succes zijn

Wanneer een organisatie besluit om een heldere IT-strategie neer te zetten, dan wordt in de ontwikkeling daarvan meestal veel tijd en energie gestoken. Voor de realisatie is vaak aanzienlijk minder aandacht. Wie zijn strategische doelen wil behalen, moet ervoor zorgen dat de strategie voortdurend aandacht krijgt, bijvoorbeeld door het organiseren van maandelijkse strategiesessies. Drie redenen om hier liever vandaag dan morgen mee te starten.

Aan het ontwikkelen van een IT-strategie besteden organisaties in de regel veel aandacht: het MT wordt bij elkaar geroepen, er worden verkenningen uitgevoerd, toekomstbeelden geschetst, analyses uitgevoerd, doelen geformuleerd, enzovoort. En om zeker niets te missen en iedereen bij de les te houden gebeurt dit vaak met de ondersteuning van een externe strategieconsultant.

Uiteindelijk wordt een mooi document opgeleverd, wat logisch overloopt van de huidige ontwikkelingen naar toekomstverwachtingen en de ambitie, met uiteraard de bijbehorende roadmap om daar te komen. Er is veel aandacht besteed aan het betrekken en meenemen van alle stakeholders en het formuleren van de juiste acties om de gap tussen het nu en de toekomst te slechten.

Hou je IT-strategie levend

Het ‘doel’ lijkt dan bereikt: de strategie is goed ontvangen en wordt door iedereen omarmd. Maar dan? Hoe verder? Hoe zorg je er als CIO voor dat de organisatie nu ook daadwerkelijk aan de slag gaat met de realisatie ervan? Hoe houd je de strategie levend? Natuurlijk, de in de strategie genoemde projecten worden uitgevoerd, maar wordt er ook gemeten in hoeverre die projecten bijdragen aan de geformuleerde doelen? Bovendien veranderen de belangen van stakeholders. Wat betekent dat voor de initiatieven? Nieuwe technologieën doen hun intrede. Kan IT daar een strategisch voordeel mee halen?

Met andere woorden: een succesvolle uitvoering van de IT-strategie valt of staat met voortdurende aandacht. Zonder bijsturing geen succes. Een goede manier is het organiseren van maandelijkse strategiesessies. Drie redenen om hier liever vandaag dan morgen mee te starten.

Reden 1: Terugkomen op eerdere keuzes mag!

Managementmeetings gaan vaak over brandjes die op korte termijn moeten worden geblust. Wat gaat er nu niet goed in onze operatie en moeten we direct fixen? Daarmee worden de symptomen aangepakt, maar er is geen aandacht voor de daadwerkelijke oorzaak.

Als je dat wilt omdraaien, zal je naar je strategische uitgangspunten moeten kijken. Wat waren ook alweer de uitgangspunten van waaruit we onze activiteiten uitvoeren? Vaak moet je daar iets wijzigen om de brandjes te voorkomen. Een voorbeeld: als het een strategische keuze is om data in-house op te slaan, zal je als CIO niet overwegen om die dure servers te vervangen door een vergelijkbare maar efficiëntere cloud-optie. De oorzaak van het niet behalen van de financiële doelstellingen met betrekking tot dataopslag ligt dus niet bij die dure servers, maar bij een niet optimale strategische keuze. Je zult daarom voortdurend eerdere overwegingen en beslissingen moeten evalueren en op basis van onderbouwde gronden je strategische keuzes bijstellen om je doelstellingen invulling te geven.

Reden 2: Strategie is meer dan een goed voornemen; het is een way of life

Wie alleen maar jaarlijks met zijn IT-strategie bezig is, handelt alsof het gaat om een goed voornemen: onder de kerstboom bedenk je dat je gezonder wilt leven, maar half januari laat je je dieet al weer varen. De mensen die het wél lukt om een gezondere leefstijl aan te meten, krijgen vaak begeleiding van een coach die ervoor zorgt dat nadenken over voeding en beweging geen eenmalige exercitie is, maar een continu aandachtspunt.

Voor het opstellen én uitvoeren van een IT-strategie geldt precies hetzelfde. Er wordt vaak éénmalig veel tijd geïnvesteerd in het ontwikkelen van een strategie, maar vervolgens onvoldoende tijd besteed aan het meten of de organisatie op koers ligt en het eventueel bijstellen van de plannen.

Dit komt mede doordat het opleveren van een jaarlijks strategieplan vaak een moetje is. Het wordt van bovenaf opgelegd door de directie. Maar meten of de daadwerkelijke uitvoering van de plannen in lijn is met de oorspronkelijke strategie wordt door niemand verplicht gesteld, en dus is het vrijblijvend. Natuurlijk zijn er KPI’s die worden gemonitord, maar die staan vaak mijlenver af van de IT-strategie en dus niet geschikt om te meten of de uitvoering nog volgens plan verloopt. Pas een jaar later, als het strategieplan van het jaar daarvoor uit de la wordt getrokken om op basis daarvan het plan voor het jaar daarna te ontwikkelen, wordt er voor het eerst stil gestaan bij het behaalde resultaat. En dan is het te laat om bij te sturen.

Reden 3: Laat je niet afleiden; focus op de essentie

In de waan van de dag lijkt alles belangrijk en interessant. Blockchain, IoT, artificial intelligence, mobiele apps. Natuurlijk, in vrijwel iedere organisatie is voor al deze technologieën wel een toepassing te bedenken. De vraag is alleen: draagt die toepassing écht iets bij aan het behalen van de strategische doelen? Moet je bijvoorbeeld als verzekeraar een mobiele app ontwikkelen, of vinden klanten het ook prima als ze via WhatsApp contact kunnen opnemen? Is het als onderhoudsbedrijf slim om alle apparatuur die je onderhoudt te voorzien van sensoren die slijtage meten, of voorspellen de traditionele waarden als draaiuren en temperatuurschommelingen net zo goed wanneer een onderdeel vervangen moet worden? Waar het om gaat, is dat je de strategische doelstellingen voorop stelt en niet de technologie. Want voor iedere technologie is wel een toepassing te verzinnen, maar soms kunnen dezelfde doelstellingen op een veel eenvoudigere manier worden gerealiseerd. Door prioriteiten te stellen en deze maandelijks te toetsen houd je ruimte vrij voor nieuwe dingen, maar laat je je niet door iedere ontwikkeling van je koers brengen.

Hoe kan Qhuba’s CIO Office hierbij helpen?

Om de IT-strategie levend te houden plant Qhuba CIO Office maandelijkse strategy meetings met zijn klanten. Daarnaast wordt ieder kwartaal een deelonderwerp in een verdiepingssessie verder doorgesproken. Bijvoorbeeld in de vorm van een workshop, geleid door één van de experts uit het Qhuba netwerk, die hun research en ervaringen delen. Tot slot ontvangen klanten regelmatig gepersonaliseerde content, zoals een whitepaper die past bij hun situatie en waar ze concrete ideeën uit kunnen opdoen, of een leeslijst van artikelen die ze beslist niet mogen missen. CIO’s hebben weinig tijd over om te lezen en krijgen ontzettend veel informatie voorgeschoteld. Wij filteren dat voor ze en vatten het op zo’n manier samen dat ze er direct mee aan de slag kunnen.

Wil je meer weten over onze aanpak? Neem contact met ons op.