Datagovernance

9 januari 2017

Qhuba deelt Datagovernance op in 3 lagen:

  • Governance organisation PIM-governance richt zich op de besturing van PIM gerelateerde vraagstukken. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen besturing en besluitvorming op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Een PIM-Governance document bevat tevens de rollen en hieraan gerelateerde verantwoordelijkheden van functionarissen met betrekking tot deze overlegstructuur.
  • PIM-Policies De PIM-policies beschrijven niet alleen het algemeen beleid ten aanzien van PIM en hoe het eigenaarschap beleid en belegd is, maar ook wie vanuit het beleid verantwoordelijk is voor de invulling van het beleid (accountabilities). De invulling vindt plaats op basis van programma’s en projecten die zich richten op de inrichting dan wel verbetering van de organisatie, processen, systemen en of productdata.
  • PIM-Procedures De PIM-procedures zijn operationeel van aard. Hierbij horen de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de PIM gerelateerde processen en ondersteunende systemen. Deze worden veelal vastgelegd in een zogenaamde RACI-matrix. Daarnaast bevatten de PIM-procedures een beschrijving van de operationele besluitvorming, het afhandelen van issues (bijv.data conflicten, aanvragen van nieuwe attributen, etc.) en de wijze waarop invulling gegeven wordt aan de compliance richtlijnen van de organisatie.

Datagovernance principes

Volgens het Data Governance Institute zijn er 8 principes die onderkend worden bij PIM-governance:

  1. Integriteit
  2. Transparantie
  3. Controleerbaarheid
  4. Verantwoording
  5. Stewardship
  6. Balans
  7. Normalisatie
  8. Changemanagement

Naarmate een organisatie volwassener wordt met betrekking tot PIM worden bovengenoemde aspecten belangrijker. Daarnaast dient een grote, complexe internationale organisatie meer aandacht aan deze principes te geven. Bij een kleinere organisatie zijn de verantwoordelijkheden veelal belegd bij enkele functionarissen en zal minder snel onduidelijkheid bestaan over verantwoordelijkheden, stewardship en transparantie. Voor een meer gedetailleerde beschrijving verwijzen we je naar de website van het Data Governance Institute.

Datagovernance structuur

Een PIM-project stopt niet na implementatie van de initiële setup. Het is een onophoudelijk proces van meten en bijsturen. Natuurlijk staat de complexiteit van de governancestructuur in directe relatie tot de complexiteit van de organisatie. Ook bij kleinere organisaties dienen echter heldere afspraken gemaakt te worden over de wijze waarop besluitvorming plaatsvind. Onderstaande beschrijving richt zich met name op grotere, veelal internationale organisaties. De opzet kan ook dienen als checklist voor kleinere organisaties, waarbij de invulling vaak simpeler is (minder lagen, combinaties van rollen). Bij grotere organisaties is het raadzaam een stuurgroep op te zetten die toeziet op de procedures rond productdata. De leden van dit comité bestaan uit de belanghebbende in productdata. De voorzitter van de stuurgroep is eveneens member van de board, waarmee eigenaar- en sponsorschap binnen hogere lagen in de organisatie geborgd is. Het comité neemt beslissingen en zet de koers uit wat betreft databeheer. Het is aan te raden om de voorzitter van de stuurgroep ook eindverantwoordelijk te maken voor het PIM-systeem. De vraag, binnen welke afdeling PIM valt, is niet eenduidig te beantwoorden. Het hangt sterk af van de volwassenheid van een organisatie en de plek waar productdata tot uiting komt.

Verschillende Governancestructuren

Governance kan op drie verschillende manieren belegd worden:

  • Governance by Management: Dit is het meest simpele model dat voorkomt binnen bedrijven die nog niet volwassen zijn in het beheer van productdata. Vaak betreft het hier simpele productdata. Deze structuur kenmerkt zich door individuele beslissingen van lijnmanagers en is vaak hands-on gedreven. Er is geen Dataquality Management aanwezig en verantwoordelijkheden zijn minimaal belegd/bekend.
  • Governance by Stewardship: Producten worden complexer en de organisatie moet zich met betrekking tot het beheer van productdata volwassener opstellen. Binnen deze organisaties is duidelijk dat productdata belangrijk is en er zijn duidelijke taken en verantwoordelijkheden vastgelegd. Er is een beperkt team opgebouwd die de kwaliteit borgt. Het team bestaat uit Datastewards en eigenaren. Denk hierbij aan de medewerkers die data invoeren en bijv. een marketingafdeling die eigenaar van de data is.
  • Governance by Governance: Naast het begrip dat productdata belangrijk is binnen de organisatie, leeft het besef dat er een organisatiestructuur nodig is om dit te kunnen borgen. Productdata is complex geworden en naast Datastewards komen er ook Governors die procedures opstellen en meetpunten inbouwen. Er wordt een Dataquality team in het leven geroepen die gezamenlijk beslissingen neemt.

Maximaal 3 organisatie lagen diep

Om binnen een organisatie efficiënt te opereren is het aan te bevelen om een organisatiestructuur aan te houden die niet dieper gaat dan drie lagen. De Data Governance Council bestaat uit belangrijkste stakeholders op directieniveau vanuit business units en/of functies, bijv. directeuren Inkoop, Marketing, Supply en IT, vertegenwoordiging BU-directies en de verantwoordelijke voor datakwaliteit. Leden zijn de executive eigenaren binnen de functie/BU met betrekking tot PIM-beleidsvorming, -processen en -procedures en ondersteunende systemen. De DCG wordt voorgezeten door een boardlevel executive. De DCG is verantwoordelijk voor:

  • PIM-beleid en -policies, het goedkeuren van standaarden en richtlijnen(*), processen en procedures.
  • Prioriteitsstelling en besluitvorming van (investeringen in) PIM gerelateerde verbeterprogramma’s en het monitoren van de resultaten en kwaliteitsverbeteringen.
  • Aansturen van de Datasteward Board en Dataquality Board.
  • Het uitdragen van het belang van datakwaliteit en datagovernance.

(*) dit kan om externe afstemming met bijv. leveranciers, instanties of standaardisatie organisaties vragen De Datasteward Committee bestaat uit senior businessmanagers, zoals Product Marketing Managers, Category Managers en eCommerce Managers. Zij hebben een operationele eindverantwoordelijkheid met betrekking tot PIM. De leden zijn eigenaar van PIM-verbeterprojecten en doen voorstellen aan de DCG. De Datasteward Board wordt voorgezeten door de Chief Steward (bijv. de directeur/manager PIM) De Datasteward Board is verantwoordelijk voor:

  • het initiëren/aansturen/reviewen van PIM-verbeterprojecten. Leden zijn veelal business eigenaren van één- of meerdere projecten en als zodanig voorzitter van de stuurgroep van het betreffende project.
  • het beschikbaar stellen van de benodigde mensen.
  • het implementeren van standaarden en richtlijnen, processen en procedures en uitdragen van het belang van datakwaliteit en –standaarden binnen de eigen BU/functie.
  • het bewaken/verbeteren van datakwaliteit op basis van KPI-rapportages binnen de eigen BU/functie.

Het Dataquality Committee is verantwoordelijk voor:

  • Het ontwikkelen van standaarden en richtlijnen, processen en procedures.
  • Het ontwikkelen en uitvoeren van audits en het begeleiden van self-assessments.
  • Het ontwikkelen en meetbaar maken van KPI’s en het implementeren van ondersteunende tooling.
  • Afstemming met andere functies en programma’s betreffende onderwerpen zoals datastandaarden, kwaliteitsstandaarden, architectuur, compliance, security, IT-governance.
  • Het aansturen van Dataquality specialisten en Datamodel Stewards die datamodellen ontwikkelen en beheren, inclusief attributen, hiërarchieën en classificaties.

Wil je meer informatie over Datagovernance of weten hoe Qhuba je kan helpen? Neem contact met ons op.