Sla de brug tussen HR en IT

7 mei 2018

Sla de brug tussen HR en IT

Nu vrijwel alle processen in een organisatie zijn geautomatiseerd, is het de beurt in HR. En natuurlijk, IT heeft al jaren geleden zijn intrede gedaan in het HR-werkveld, maar nog vrijwel geen enkele HR-organisatie heeft zijn processen end-to-end geautomatiseerd, en dat is een gemiste kans, vinden Peter Rappange en Hanneke van den Ende van Qhuba.

Ondanks het feit dat IT zijn intrede heeft gedaan in veel HR-werkzaamheden, is de focus op automatisering van end-to-end HR-processen een relatief nieuw fenomeen. Traditioneel ligt de focus vaak op de systemen waar de HR-afdeling mee werkt. Deze zijn erg transactioneel van opzet en bovendien gericht op één deelaspect van het HR-vak, bijvoorbeeld administratie, payrolling of verzuimmanagement. De systemen doen hun werk adequaat en ondersteunen allerhande administratieve taken, maar de kern van het werk van een HR-afdeling – het werven, ontwikkelen en eventueel weer laten afvloeien van medewerkers – wordt nog niet in alle organisaties altijd effectief door slimme IT-oplossingen ondersteund. Het HR-vakgebied heeft hier nog wel een inhaalslag te maken op andere vakgebieden zoals marketing of logistiek.

En dat komt doordat HR en IT twee totaal verschillende werelden zijn. HR-mensen praten graag in mensentermen, ze denken in vele honderden grijstinten. Terwijl IT-ers het liefst in zwart en wit denken. IT-ers streven ernaar complexe dingen simpel te maken, ze vinden het lastig om met de vele grijstinten om te gaan. Computerprogrammatuur is gebaat bij binair denken. Of het is waar of het is niet waar.  Zet beide groepen bij elkaar – bijvoorbeeld als er behoefte is een bepaald gedeelte van de HR-organisatie verder te automatiseren –en je hebt al snel een Babylonische spraakverwarring. Als HR en IT beiden in hun eigen vakjargon blijven praten, dan vinden ze elkaar nooit.

Proces als verbindende factor tussen HR en IT

Daarom zijn wij op zoek gegaan naar de verbindende factor. En die is naar onze mening het proces. Met het proces kun je de vertaalslag kan maken van praten en denken in mensentermen naar de logische en rationele behoeftes waarop IT-systemen zijn gebaseerd. Het punt is alleen dat HR-afdelingen van oudsher niet gewend zijn om procesmatig te werken. Natuurlijk, iedere HR-organisatie heeft processen voor het opvoeren en afvoeren van medewerkers, voor het melden van ziekteverzuim of voor het regelen van zwangerschapsverlof. Maar hoeveel HR-afdelingen hebben een end-to-end proces ingeregeld voor talentontwikkeling en strategic workforce management waarbij heldere KPI’s essentieel zijn?

Dat is enerzijds een bedreiging, want talentontwikkeling en het juist inzetten van de workforce worden dé HR-taken van de toekomst. Maar het is ook een kans. Want door verregaande automatisering van taken die nu nog handmatig gebeuren kunnen HR-afdelingen tijd vrijmaken voor het werk wat er echt toe doet. En dat is aansluiting vinden bij de business strategie en ervoor zorgen dat de juiste mensen met de juiste capaciteiten op een efficiënte manier met elkaar samenwerken teneinde business doelstellingen te behalen. De sleutel hierin is het inregelen van het proces en het meetbaar maken van de beoogde resultaten. IT is hierin een (belangrijke) component.

HR-analytics geeft richting aan talentontwikkeling

Eén van die kansen ligt bijvoorbeeld op het gebied van HR-analytics. Door inzichtelijk te maken welke capaciteiten en talenten medewerkers hebben en hoe die elkaar aanvullen, wordt ook inzichtelijk waar zich de witte vlekken bevinden. Op die manier kan talent heel gericht worden ontwikkeld. Dit is geen IT-exercitie, maar het is wel een terrein waar IT heel goed bij kan ondersteunen. Want uiteindelijk is HR-analytics niets meer of minder dan het verbinden van data en processen.

Organisaties die deze transitie snel weten te maken, hebben een voorsprong op de concurrentie. Zij zullen beter in staat zijn talent aan te trekken en aan zich te binden. Doordat medewerkers in deze organisaties de ruimte krijgen om te groeien en daar ook goed in worden begeleid, zal de organisatie als geheel beter gaan functioneren. Kortom, HR levert dan echt een bijdrage aan de business strategie.

HR wordt primaire productiefactor in digitale transformatie

Hiervoor is het verbinden van IT en HR middels een brug misschien niet eens genoeg. Nog mooier is het als die twee werelden op een veel nauwere manier met elkaar worden verbonden, als de twee oevers bij elkaar worden gebracht en elkaar gaan overlappen. Want dan komen kansen aan het licht die voorheen verborgen waren. Juist omdat die kansen verborgen waren, is de grootste uitdaging misschien wel het verhogen van het bewustzijn van HR-managers dat IT hen kan helpen bij de uitdagingen waar zij voor staan. Ze laten zien dat IT meer is dan het automatiseren van werkzaamheden die voorheen handmatig werden uitgevoerd. Het maken van efficiënte proces keuzes, dat is waar de winst ligt.

Daarnaast wordt HR geacht mee te draaien in de trend van digitale transformatie. Waar HR tot nu toe vooral een rol had als facilitator, wordt de afdeling in de digitale transformatie een primaire productiefactor. De digitale transformatie heeft immers effect op alle geledingen van het bedrijf, het verandert het werk van alle medewerkers en het stelt nieuwe eisen aan capaciteiten en vaardigheden van medewerkers. HR-afdelingen die dit goed managen en aansturen, zijn van onschatbare waarde voor een bedrijf.

Qhuba’s Digital HR practice kan de organisatie helpen met de brug tussen HR en IT. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Auteur

Peter Rappange peter.rappange@qhuba.com - 0641068014 - LinkedIn

Whitepaper