Werkplekmigratie of nieuwe manier van omgaan met IT?

13 januari 2017

Een werkplek in de cloud voor € 29,95 per medewerker per maand. Wie even googelt, naar BNR luistert of op de snelweg let op de reclameborden langs de weg, ziet dit soort aanbiedingen aan de lopende band. Het doet voorkomen alsof een werkplek een standaardproduct is dat je kunt afnemen als water uit de kraan: een e-mailapplicatie, Office, een Dropbox-achtige functie om bestanden te delen en klaar is kees.

Natuurlijk, er zijn bedrijven die prima met zo’n standaardwerkplek uit de voeten kunnen. Maar dat is een kleine minderheid. Het merendeel van de organisaties werkt met specifieke applicaties, soms zelfs met applicaties die niet eens gevirtualiseerd kunnen worden. Licentietechnisch is het lang niet altijd gunstig om alle applicaties buiten de deur te plaatsen en vanuit de cloud af te nemen, laat staan dat het organisatorisch wenselijk is. Vaak is er wet- en regelgeving die bepaalt welke data waar mag staan.

En wat te denken van verschillende behoeften van diverse typen medewerkers. De één werkt wellicht met een veeleisende CAD/CAM-applicatie, terwijl voor de ander mobility belangrijk is omdat hij veel onderweg is. Een volledige standaardwerkplek uit de cloud houdt geen rekening met al deze verschillende aspecten. Er zijn dus maar weinig organisaties die met zo’n werkplek uit de voeten kunnen. Feit is wel dat steeds meer organisaties hun operationele ICT outsourcen. Daar past de cloud prima in. In eigen huis houden ze dan alleen nog een regie-organisatie over. Outsourcing vraagt echter wel om een sterke visie op hoe IT de business kan ondersteunen.

Het vraagt ook om goed leveranciersbeheer, waarbij veel sturing is op de wijze waarop de verschillende leveranciers met elkaar samenwerken. Dat geldt zeker voor bedrijven die hun werkplek willen uitbesteden. In een werkplekconcept komt immers alles samen: de front-end en de back-end; applicaties (on premise en SaaS) en infrastructuur; servers, storage en netwerk. Vaak zijn verschillende onderdelen van de ICT-omgeving ook nog eens bij verschillende leveranciers ondergebracht. Die moeten dan wel in samenhang worden aangestuurd en beheerd. In mijn ogen is de inrichting van een nieuwe werkplek dan ook niet zozeer een IT-project en al helemaal geen kwestie van ‘IT uit de kraan voor € 29,95 per maand’, maar een veranderproces voor de IT-organisatie. IT-afdelingen zullen de complete architectuur end-to-end onder de loep moeten nemen en in samenhang moeten beschouwen. Medewerkers én leveranciers zullen van hun eiland af moeten komen en gaan samenwerken. Want alleen als zo’n project integraal wordt aangepakt, wordt het een succes.

Voor veel IT-afdelingen zal dit betekenen dat ze een stap moeten maken in hun volwassenheid. Werken onder architectuur is helaas in de meeste organisaties nog geen gemeengoed. Evenmin als dat het voor organisaties gewoon is dat netwerkspecialisten, systeembeheerders, storage experts en software-ontwikkelaars met elkaar samenwerken en informatie delen. Laat staan dat IT-afdelingen gewend zijn om de verschillende leveranciers te laten samenwerken als één team. Toch is dat allemaal nodig als je een goede visie wilt ontwikkelen op hoe een werkplek eruit moet zien en als je helder in kaart wilt brengen welke stappen er gezet moeten worden om deze te realiseren. Pas als die helderheid er is komt de vraag aan de orde: wat doe ik zelf en wat besteed ik uit?

Het antwoord op die vraag wordt bepaald door verschillende aspecten, waarvan kosten slechts één is. Beschikbaarheid van kennis en expertise in de eigen organisatie is een minstens zo belangrijke factor. En vaak willen organisaties de data in eigen huis houden. Soms is er een inventieve oplossing mogelijk. Bijvoorbeeld door samen met een collega-organisatie die dezelfde processen en applicaties kent een werkplek te ontwikkelen en aan te bieden vanuit een shared service center.

Denk aan waterschappen, die allemaal dezelfde taak hebben en daarom vrij sterk op elkaar lijken. Door allebei gebruik te maken van dezelfde werkplek, kunnen ze expertise en kosten delen. Als u ooit nog eens zo’n reclame ziet en u laat zich verleiden, sta dan eens bij al deze verschillende aspecten stil. En vraag bijvoorbeeld een onafhankelijke partij eens om een second opinion. Want als er één ding is waar u als IT-afdeling geen klachten over wilt ontvangen, dan is het de werkplek wel.

Neem contact met Qhuba op voor meer informatie.

Eric van Iperenburg, Partner Programma & Portfolio Management Qhuba

Auteur

Whitepaper